En el anterior blog, profundizamos en cómo hackear los distractores internos (puedes leerlo aquí).
Los distractores externos son desafíos sutiles pero persistentes que afectan nuestra productividad y enfoque. Desde los omnipresentes teléfonos celulares hasta la constante avalancha de correos electrónicos, estos “external triggers” pueden desviar nuestra atención y disminuir nuestra capacidad para mantener un entorno laboral eficiente.
Gestionando el correo electrónico
El correo electrónico, una herramienta indispensable pero a menudo abrumadora, puede ser manejado de manera efectiva con estrategias simples pero poderosas:
- Divide y vencerás: Utiliza dos cuentas de correo separadas: una para comunicaciones importantes relacionadas con el trabajo y otra exclusivamente para newsletters y promociones.
- Bandeja de entrada a cero (inbox Zero): Implementa un sistema eficiente para mantener tu bandeja de entrada organizada:
- Borrar al instante: Elimina correos no importantes de inmediato.
- Responder rápidamente: Responde a correos que requieren menos de 3 minutos de tu tiempo de inmediato.
- Convertir en tarea: Utiliza herramientas como Google Tasks o Trello para convertir correos que requieren más tiempo en tareas claras y gestionables.
- Herramientas de comunicación ágil: Aplicaciones como Slack, WhatsApp o Microsoft Teams son ideales para decisiones rápidas y comunicación eficiente, reduciendo así la dependencia de los correos electrónicos formales y lentos.
- Una técnica que estoy aplicando ahora es tomarme dos momentos del día para revisar los correos para eliminar el hábito de estar constantemente revisando correos inclusive los días de descanso, lo cual reviso el correo a horarios insólitos. Así que ahora puse un calendario para revisar 20 minutos a las 10 hs de la mañana y otros a las 15 hs.
Si te aclaro la primera semana me llevo más de 30 minutos porque empece a sacar esas benditas suscripciones que al día de hoy no me aportan valor y son pequeños distractores que afectan a mi concentración.
Controlando tu teléfono celular
El teléfono celular, omnipresente en nuestra vida cotidiana, puede convertirse en un aliado o en un enemigo de nuestra productividad:
Configuraciones disponibles en la mayoría de los teléfonos!
- Gestiona tus notificaciones: Configura tu teléfono para recibir solo notificaciones esenciales de aplicaciones críticas para el trabajo, minimizando distracciones innecesarias.
- Modos de enfoque: Aprovecha las funciones de “modo de enfoque” disponibles en muchos dispositivos para limitar las interrupciones durante horas clave del día laboral.
- Organiza tus aplicaciones: Clasifica tus aplicaciones según su importancia y utilidad:
- Primarias: Herramientas de comunicación y trabajo.
- Aspiracionales: Aplicaciones educativas y de desarrollo personal.
- Máquinas tragamonedas: Redes sociales y juegos, que deben ser accesibles solo en momentos específicos y limitados del día.
4. Usa un reloj tradicional: Reduce la tentación de revisar el teléfono constantemente al usar un reloj de pulsera para gestionar el tiempo y las pausas de manera más efectiva.
5. Lector electrónico: Para momentos de lectura y aprendizaje, utiliza un Kindle u otro dispositivo similar que minimice las distracciones asociadas con los smartphones.
Hacks en la oficina
Tener amigos en el trabajo puede aumentar la productividad al generar mejores vínculos y bienestar laboral. Sin embargo, las interrupciones frecuentes, como las pausas para el café, pueden convertirse en una fuente peligrosa de distracción.
Aquí tienes algunos hacks para gestionarlas:
- Gestiona las interrupciones sociales: Establece límites claros y adecuados para minimizar las interrupciones no relacionadas con el trabajo.
- Señales de “No molestar”: En entornos de oficina, usa señales visuales como puertas cerradas o auriculares para indicar tu disponibilidad y reducir interrupciones no deseadas. También puedes usar un semáforo con colores: rojo para “no molestar salvo emergencia”, amarillo para “solo si es urgente”, y verde para “disponible para consultas”.
En resumen tenemos los distractores internos que vimos en el episodio anterior y los externos, que son:
- Correos
- Nuestro Teléfono
- Los distractores seriales de nuestra oficina.
Con estas estrategias integradas en tu día a día, podrás enfrentar los desafíos de los distractores externos con confianza y eficacia y empezar a ser superdroductivo y tener tiempo quien sabe capas para descansar, meditar pasar tiempos con tus hijos quien sabe que podras hacer…. asi que Comparte tus experiencias y descubre nuevas formas de optimizar tu tiempo y energía.
Comparte estas recomendaciones con la persona que se distrae todo el día o te invita a muchos cafés.
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